KI im Mittelstand: Wer jetzt noch zögert, verliert?

Herr Schröder, über Künstliche Intelligenz wird gesprochen, als würde sie unsere Wirtschaft komplett auf den Kopf stellen. Wie viel davon ist echter Umbruch und wie viel purer Hype?

Carsten Schröder: Beides – aber zu unterschiedlichen Anteilen, je nachdem, ob wir vom öffentlichen Diskurs oder von der Realität in Unternehmen sprechen.

Was KI ganz allgemein von früheren Technologietrends unterscheidet: Sie greift nicht nur in einzelne Prozesse ein, sondern in die Wissensarbeit selbst. Für Unternehmen bedeutet das ganz konkret, dass KI die Spielregeln bei Kernprozessen wie Buchführung, Kundenservice, Einkaufsanalyse oder Planung grundlegend verändert. Wer das als reinen Hype abtut, verwechselt die Übertreibungen im öffentlichen und medialen Diskurs mit der Wirklichkeit in den Betrieben.

Machen wir es konkret: Was kann KI heute schon für einen klassischen mittelständischen Betrieb leisten, das vor zwei oder drei Jahren noch nicht möglich war?

Carsten Schröder: Der entscheidende Unterschied zu vor zwei, drei Jahren ist die Alltagstauglichkeit. KI ist aus dem Laboren herausgekommen. Ein mittelständischer Betrieb kann heute ohne Programmieraufwand Angebote automatisiert auswerten, Lieferantenrechnungen KI-gestützt verarbeiten, Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen oder Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten – vorausgesetzt, KI-Funktionalitäten sind in moderne ERP-Systeme integriert und können auf deren konsolidierte Datenbasis zugreifen. Das war vor drei Jahren entweder zu teuer, zu komplex oder schlicht nicht marktreif.

Viele Beschäftigte hören bei „Automatisierung" vor allem eines: Mein Arbeitsplatz könnte verschwinden. Ist die Angst vor dem Jobkiller KI wirklich unbegründet?

Carsten Schröder: Nicht vollständig, aber sie basiert oft auf falschen Annahmen. KI wird bestimmte Tätigkeiten ersetzen: repetitive Dateneingaben, Routineauswertungen, standardisierte Kommunikation. Was sie nicht ersetzt, sind Urteilsvermögen, Erfahrung, Kundenbeziehungen, Social Skills und unternehmerisches Denken.

Die realistischere Entwicklung ist eine Verschiebung: Mitarbeiter werden von Routinearbeit entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, profitieren. Unternehmen, die nichts tun, riskieren Stellenverluste, aber durch eine verminderte Wettbewerbsfähigkeit, nicht durch KI direkt.

Gleichzeitig sagen Sie sinngemäß: Die größere Gefahr für Unternehmen sei nicht die KI, sondern das Abwarten. Ist das nicht auch ein Stück weit die typische Drohkulisse der Softwarebranche: „Digitalisiert jetzt – sonst seid ihr weg"?

Carsten Schröder: Der Vorwurf ist berechtigt, und ich nehme ihn ernst. Mein Punkt ist aber kein Verkaufsargument, sondern ein betriebswirtschaftlicher Befund: Unternehmen, die heute wegen unzureichender Digitalisierung keine strukturierten Daten, keine integrierten Prozesse und keine Automatisierung in der Sachbearbeitung haben, werden in drei bis fünf Jahren strukturell höhere Kosten tragen als ihre Wettbewerber. Abwarten ist eine Entscheidung, und sie hat einen Preis, der durchaus auch hoch sein kann.

Gerade viele Mittelständler arbeiten noch mit Excel-Listen, Insellösungen und über Jahre gewachsenen Prozessen. Ist das eigentliche Problem deshalb vielleicht gar nicht fehlende KI sondern eine schlechte Datenbasis?

Carsten Schröder: Ja – und das ist die ehrlichste Antwort, die ich geben kann. KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Ein Betrieb, dessen Auftragshistorie isoliert in Excel-Tabellen steckt und dessen Buchhaltung zwei Wochen hinterherhinkt, wird von KI-Funktionen kaum profitieren. Die Voraussetzung ist eine saubere, konsistente und zentral verfügbare Datenbasis, typischerweise in einem ERP-System vollständig integriert. Das bedeutet: zuerst Daten und Prozesse konsolidieren, dann automatisieren. Wer den ersten Schritt überspringt, kauft sich ein teures Werkzeug, das er nicht nutzbringend einsetzen kann, weil er die passenden Werkstoffe dafür nicht hat. Diese Werkstoffe sind konsolidierte Daten.

Stellen wir uns einen Münchner Unternehmer mit 100 Mitarbeitern vor. Dieser Unternehmer hat weder eine eigene KI-Abteilung noch Millionen für Digitalisierung. Wo sollte er morgen früh anfangen?

Carsten Schröder: Mit einer nüchternen Betrachtung des Status Quo: Wo stehen wir, was wollen wir erreichen, und wer begleitet dieses Projekt top down? Digitalisierung ist kein IT-Projekt – es ist ein Managementprojekt. Die Entscheidung, wie ein Unternehmen in fünf Jahren arbeitet, gehört auf den Tisch der Geschäftsführung. Bei der Finanzierung lohnt ein genauerer Blick: In Deutschland und Bayern gibt es konkrete Förderprogramme für Digitalisierungsinvestitionen, etwa über die KfW oder den Freistaat Bayern. Diese werden zu wenig genutzt, weil die Programme schlicht nicht bekannt sind. Auch die Bundesregierung hat beispielsweise gerade erst den Wirtschaftsplan für das ERP-Sondervermögen für das Jahr 2027 beschlossen. Davon sollen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren. Das Kabinett hat für gezielte Förderungen ein Volumen von rund 12 Milliarden Euro freigegeben, das in Form von zinsgünstigen Finanzierungen und Beteiligungskapital insbesondere in die Stärkung des deutschen Mittelstands und kleiner Unternehmen fließen soll. Das gilt es auszuschöpfen.

Moderne Cloud-ERP-Systeme erfordern zudem keine hohen Anfangsinvestitionen mehr – monatliche Nutzungsgebühren statt Kapitalbindung, skalierbar nach Bedarf, ohne eigene Serverinfrastruktur und mit automatischen Aktualisierungen durch den Anbieter. Das ist CAPEX-freundlich und planbar.

Der schwierigste Schritt bleibt, die eigene Organisation mitzunehmen. Projekte scheitern nicht an der Technologie – sie scheitern an fehlender Führung im Veränderungsprozess. Ein Unternehmer mit 100 Mitarbeitern braucht keine KI-Abteilung und kein Millionenbudget. Er braucht eine klare Entscheidung der Geschäftsführung, das Wissen um Förder- und Finanzierungsmöglichkeiten und einen kompetenten IT-Partner, dem er vertraut.

Carsten Schröder ist CEO von Haufe X360 und seit 2025 außerdem Geschäftsführer der Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH. Seit 2019 verantwortet er das Geschäftsmodell der Cloud-basierten Business-Management-Plattform innerhalb der Haufe Group. Mit seiner Expertise für digitale Transformation liegt sein Hauptaugenmerk darauf, Haufe X360 als passgenaue Cloud-ERP-Lösung für die spezifischen Anforderungen des Mittelstands im DACH-Raum zu etablieren. Dabei ist es ihm besonders wichtig, mittelständische Unternehmen durch praxisnahe ERP-Systeme dabei zu unterstützen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und den digitalen Wandel nachhaltig umzusetzen.

Haufe X360 ist ein cloudbasiertes ERP-System für mittelständische Unternehmen. Die Software bündelt zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Warenwirtschaft, Vertrieb und Produktion und unterstützt Unternehmen mit KI-Funktionen dabei, Abläufe zu automatisieren, Daten schneller auszuwerten und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Wo würden Sie als Unternehmer ganz bewusst eine Grenze ziehen? Welche Aufgaben oder Entscheidungen sollten wir einer KI auch künftig nicht überlassen?

Carsten Schröder: Die Grenze verläuft dort, wo Verantwortung beginnt. KI kann analysieren, Szenarien durchrechnen und Empfehlungen aussprechen, aber sie kann keine Verantwortung tragen. Bei Personalfragen muss ein Mensch entscheiden, der die Konsequenzen verantwortet und sein Gegenüber als Person wahrnimmt.

Bei strategischen Weichenstellungen – Markteintritt, Übernahmen, Geschäftsfeldentscheidungen – entsteht unternehmerisches Urteil aus Erfahrung und Intuition, die sich nicht in Trainingsdaten abbilden lassen. Und bei allem, was Vertrauen erzeugt, braucht es einen Menschen, keinen Prozess. KI ist ein leistungsfähiges Werkzeug, aber Werkzeuge entscheiden nicht, sie werden geführt.

In einem ERP-System liegen hochsensible Informationen: Umsätze, Preise, Kundendaten, Lieferanten, vielleicht sogar strategische Planungen. Wie kann ein Mittelständler beurteilen, ob seine Unternehmensdaten bei einer KI wirklich sicher sind?

Carsten Schröder: Vertrauen ist gut, Vertrag ist besser, technologisch abgesicherte Architektur ist das Beste. Drei Fragen sollte jeder Unternehmer stellen:

• Wo liegen meine Daten physisch und ist die Datenhaltung innerhalb der EU garantiert?
• Werden meine Unternehmensdaten auch für das Training externer Modelle verwendet oder nur für meine eigenen?
• Und ist das System nach dem Prinzip Privacy by Design gebaut – also mit Datenschutz als strukturellem Bestandteil der Architektur, nicht als nachträglichem Pflaster?

Darüber hinaus ist Rechtskonformität im europäischen Rahmen nicht verhandelbar. Der EU AI Actund die DSGVO schaffen klare Anforderungen. Ein Anbieter, der auf die Frage nach EU AI Act-Konformität ausweicht, sendet ein eindeutiges Signal. Datensicherheit ist keine technische Frage, die man delegiert, sie ist unternehmerische Sorgfaltspflicht.

KI kostet ebenfalls Geld, Zeit und Ressourcen. Woran erkennt ein Geschäftsführer, ob ein KI-Projekt echten wirtschaftlichen Nutzen bringt und wann er gerade nur einem Trend hinterherläuft?

Carsten Schröder: An denselben Kriterien, an denen man jede Investitionsentscheidung misst. Wer keine Antwort auf die Frage nach dem ROI hat, sollte das Projekt nicht starten.

• Der erste Prüfstein ist die Problemdefinition: Welches konkrete betriebliche Problem wird gelöst? „Wir wollen KI einsetzen" ist keine Antwort.
• Der zweite Prüfstein ist Messbarkeit: Stunden eingespart, Fehlerquoten reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt – diese und weitere KPIs müssen vor dem Projekt definiert werden.
• Der dritte ist Verhältnismäßigkeit: Lieber ein schlankes Pilotprojekt mit messbarem Ergebnis als ein ambitioniertes Großprojekt ohne produktiven Betrieb nach zwölf Monaten.

Wer ein KI-Projekt primär startet, weil der Wettbewerber es angeblich auch tut, läuft einem Trend hinterher. Wer ein konkretes Problem löst, schafft nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Blicken wir drei Jahre nach vorne: Wie sieht der Arbeitsalltag eines mittelständischen Unternehmers aus, wenn KI tatsächlich so selbstverständlich wird wie heute E-Mail oder Excel? Und was wird der Mensch dann noch besser können als die Maschine?

Carsten Schröder: In drei Jahren wird ein Unternehmer morgens keinen Stapel Berichte aufarbeiten – sein System hat die relevanten Informationen bereits analysiert, aufbereitet, priorisiert und mit Handlungsempfehlungen versehen. Routineentscheidungen laufen automatisiert, innerhalb von Parametern, die der Unternehmer selbst definiert hat. Die gewonnene Zeit fließt in das, was Führung wirklich erfordert. Was der Mensch besser kann?

• Vertrauen aufbauen: ein Kunde in einer schwierigen Situation will eine Person, keine Antwortmaske, keinen Chatbot.
• Kontextintelligenz: die Fähigkeit, schwache Signale zu deuten, bevor die Daten sie bestätigen, bleibt menschlich.
• Wertebasierte Führung: Unternehmenskultur entsteht durch Menschen, die Haltung zeigen, nicht durch Algorithmen.
• Und echte Kreativität: KI kombiniert bereits Bekanntes, aber das genuin Neue, die Idee aus persönlicher Erfahrung, bleibt ein menschliches Privileg.

In drei Jahren wird KI so selbstverständlich sein wie heute das Smartphone. Die entscheidende Frage wird sein, wer es besser nutzt als der Wettbewerber – und wer gleichzeitig die menschlichen Stärken seines Unternehmens konsequent weiterentwickelt.

Die Kernaussagen auf einen Blick:

Ist KI für den Mittelstand noch Zukunftsmusik?

Nein. KI kann bereits heute Routineaufgaben übernehmen, Daten auswerten und Prozesse automatisieren. Voraussetzung dafür ist allerdings eine saubere und zentral verfügbare Datenbasis.

Bedroht KI Arbeitsplätze?

Bestimmte repetitive Tätigkeiten können automatisiert werden. Menschliches Urteilsvermögen, Erfahrung, soziale Fähigkeiten und unternehmerisches Denken ersetzt KI dagegen nicht. Entscheidend ist, Beschäftigte aktiv in den Wandel einzubeziehen.

Wo sollten mittelständische Unternehmen beim Einstieg anfangen?

Nicht bei der KI selbst, sondern bei den eigenen Prozessen und Daten. Unternehmen sollten zunächst ihren Status quo prüfen, konkrete Ziele definieren und die Digitalisierung als Managementaufgabe verstehen.

Welche Entscheidungen sollten weiterhin Menschen treffen?

Überall dort, wo Verantwortung, Vertrauen und unternehmerisches Urteil gefragt sind, sollte der Mensch entscheiden. KI kann analysieren und Empfehlungen liefern – die Verantwortung für Personal, Strategie und Führung kann sie nicht übernehmen.

Woran lässt sich ein sinnvolles KI-Projekt erkennen?

An einem klar definierten betrieblichen Problem und messbaren Ergebnissen. Eingesparte Arbeitsstunden, niedrigere Fehlerquoten oder kürzere Durchlaufzeiten können zeigen, ob sich eine Investition tatsächlich auszahlt.

Die Recherche und Erstellung des Interviews wurden durch einen externen Redakteur vorgenommen und stammen nicht aus der eigenen Redaktion.