Virtuelle Konferenzen effektiv gestalten

Im Idealfall sparen Telefon- und Videokonferenzen Zeit und Geld, da lange Anfahrtswege zum Kunden entfallen. In der Praxis laufen sie jedoch häufig nicht störungsfrei. Damit sie funktionieren, müssen sich alle Beteiligten im Vorfeld gut organisieren.

Es raschelt, rauscht und pfeift durch den ganzen Raum: Manchmal gehen Telefon- und Videokonferenzen ziemlich schief. Dabei sind sie eigentlich eine gute Sache. Firmen können Reisekosten sparen, und Mitarbeiter verlieren keine Zeit mit langen Anfahrtswegen. „Nach unserer Beobachtung nutzt gerade der Mittelstand immer stärker die Möglichkeiten von Videokonferenzen“, sagt Markus Altvater vom Branchenverband Bitkom. Damit sie reibungslos funktionieren, gilt es ein paar Fallstricke zu vermeiden.

„Bei Telefon- und Videokonferenzen kommen Gestik und Mimik nicht so herüber, wie in einer herkömmlichen Konferenz“, sagt Prof. Michael Kastner vom Institut für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin in Herdecke. Nonverbale Kommunikation gibt es bei Videokonferenzen kaum und bei Telefonkonferenzen gar nicht. Das erschwert den Austausch - gerade, wenn Mitarbeiter einander nie begegnet sind. Virtuelle Meetings können eine persönliche Begegnung deshalb nicht ersetzen. Prof. Kastner rät deshalb zu einer Mischung aus virtuellen und persönlichen Treffen, um gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Damit eine Telefon- oder Videokonferenz produktiv abläuft, ist es essenziell, dass alle Teilnehmer sich vorab mit der Technik vertraut machen.

Ein paar Minuten vor Beginn kontrolliert am besten jeder, ob die Einwahl klappt. Dann sollte sich jeder kurz vorstellen. Es sei sehr irritierend, einen Sprecher zu hören, der das nicht gemacht hat, sagt Susanne Helbach-Grosser von Etikette Trainer International (ETI). Pünktlichkeit sei ein Muss. Das ist bei virtuellen Meetings noch wichtiger als bei anderen Treffen. Die Mikrofone übertragen jedes Geräusch – kommt jemand zu spät, gerät das ganze Team in Unruhe. Helbach-Grosser rät, potenzielle Störquellen wie Rückkopplungen an der Konferenzanlage ausfindig zu machen und sie zu eliminieren. Wichtig sei auch, vorab die Anklopffunktion am Telefon auszuschalten. Fenster und Türen sollten geschlossen bleiben, Mobiltelefone nicht vibrieren oder Faxgeräte mittendrin anfangen zu piepen. Ideal ist, wenn Meetings per Mitschnitt protokolliert werden. So sind auch diejenigen über die Ergebnisse der Konferenz informiert, die daran nicht teilnehmen konnten. Davor muss jedoch die Zustimmung aller Teilnehmer eingeholt werden, sonst kann es rechtliche Probleme geben.

Um virtuelle Meetings durchzuführen, gibt es viele Möglichkeiten. Sie reichen von kostenloser Software wie Google Hangouts oder Skype von Microsoft über kostenpflichtige Lösungen wie Citrix GoToMeeting, Cisco Telepresence oder Adobe Connect. Bei der Wahl des Anbieters kommt es auch auf den Inhalt der Konferenzen und die Teilnehmer an. „Kostenlose Anbieter, auch für Privatnutzer, sind schnell verfügbar, auf diesem Weg sollte man aber besser keine Geschäftsgeheimnisse besprechen“, rät Altvater vom Bitkom. Wer sensible Daten schützen will, sollte jene Firmen wählen, die Verschlüsselung und strengen Datenschutz versprechen.