Veranstaltungen planen Bei großen Events an alles denken

Damit Sound und Stimmung passen: Wer ein Großevent plant, muss an vieles denken. Foto: Brandon Bolender auf Pixabay

Große Veranstaltungen zu planen erfordert jede Menge Geduld und Disziplin. Worauf Sie dabei achten sollten - und was helfen kann.

 

Es hat schon einen Grund, dass es spezielle Fachmenschen gibt, die sich mit dem Team Eventplanung beschäftigen. Wer dennoch auch größere Events auf eigene Faust veranstalten will, der kann das natürlich schaffen - allerdings nur mit einer sehr guten und vor allem professionellen Planung. Helfende Hände sollten ebenfalls nicht fehlen.

Diese Faktoren sind nicht immer kalkulierbar

Vor allem im Hinblick auf die Zeit und die Finanzen ist es immer gut, wenn fest Größen vorhanden sind. Nur wer genau weiß, wie groß das Budget ist und wie viele Zeitstunden tatsächlich zur Verfügung stehen, kann ein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis machen. Neben den Kosten für die Miete und die Verpflegung sollten Veranstalter auch Kosten für Giveaways für Großveranstaltungen nicht vergessen.

Gerade dann, wenn sich die Gäste noch lange nach einer geglückten Veranstaltung an diese erinnern sollen, sind kleine Geschenke eine tolle Idee. Im Hinblick auf die Zeit sollte exakt klar sein, welche Arbeitskraft in welchem Zeitraum zur Verfügung steht. Nur so kann genau kalkuliert werden, welche Details ermöglicht werden können und welche zeitlich schlichtweg nicht realisierbar sind.

Natürlich gibt es auch jede Menge nicht vorhersehbarer Faktoren. Wenn mehrere Helfer plötzlich absagen, müssen Planer besonders flexibel sein. Im Zweifel ist es besser, wenn auf die eine oder andere geplante Besonderheit verzichtet wird und dafür die stattfindenden Auftritte und Verköstigungen eine hohe Qualität haben. Kurz gesagt gilt hier die Regel: Klasse statt Masse!

Checklisten helfen beim Planen

Die Organisation kann nur dann funktionieren, wenn exakt vorgegeben wird, welche Dinge zu erledigen sind. Genau wie bei kleineren Aufgaben auch hilft an dieser Stelle eine übersichtliche Checkliste. Wenn nicht nur der Veranstalter selbst, sondern auch alle anderen Beteiligten einen Einblick in eine solche Liste haben, ist diese gleich doppelt effizient. Im heutigen digitalen Zeitalter ergibt es daher durchaus Sinn, wenn die Liste nicht per Hand, sondern digital erstellt wird. Anschließend kann sie ganz bequem geteilt und entsprechend flexibel bearbeitet werden. Am effizientesten funktioniert das Planen mit einer Checkliste, wenn diese nicht kunterbunt gemischt erstellt wird, sondern die einzelnen Punkte in einer sinnvollen Reihenfolge erfasst werden. Auf diese Weise wird die Liste übersichtlicher und eventuell vergessene Schritte stechen sofort ins Auge.

Diese Entscheidungen müssen vor einem Event getroffen werden

In erster Linie dienen Events dazu, bestimmte Ziele zu erreichen. Während die einen möchten, dass die Gäste möglichst viel Spaß haben, wollen andere bestimmte unternehmerische Ziele in den Vordergrund rücken. In jedem Fall müssen die Ziele vorab definiert werden. Anschließend werden alle weiteren Entscheidungen daran ausgerichtet. Des Weiteren sollten sich Veranstalter möglichst einen roten Faden überlegen, der konsequent umgesetzt wird. Wenn ein Event unter einem bestimmten Motto stattfindet, sollte dieses Motto für Gäste klar erkennbar sein.

Natürlich müssen alle wichtigen Eckdaten ebenfalls so früh wie möglich festgelegt werden, um sehr gut im Voraus planen zu können. Hierzu gehören unter anderem die Dauer, die Zahl der Teilnehmer und das verfügbare Budget. Ebenfalls von Anfang an oder zumindest so früh wie möglich müssen adäquate Ersatzdaten gefunden werden. Sollte etwas schiefgehen, sind Veranstalter um solche Daten in der Regel heilfroh. Auch die Reservierungen sollten frühzeitig und vor allem verbindlich vorgenommen werden. Hierzu müssen Veranstalter sich nicht nur auf einen Austragungsort festlegen, sondern auch auf weitere Dinge, die gemietet werden. Hierzu gehören unter anderem das Service-Personal, das Mobiliar oder bestimmte Gegenstände für die Dekoration des Veranstaltungsortes.

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