Achtung vor dem Steuer-Grinch Mitarbeiter steuerfrei zu Weihnachten beschenken

Weihnachten ist eine gute Gelegenheit, um Mitarbeiter für ihren Einsatz zu belohnen Foto: ddp images

Viele Unternehmen nutzen gerade am Jahresende die Gelegenheit, um sich bei den Mitarbeitern mit einem Präsent für den Einsatz und ihre Leistungen zu bedanken. Die Auswahl ist aber nicht einfach - vor allem, wenn man steuerliche Regeln einhalten muss.

 

Lob und Anerkennung ist der beste Weg, um Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Jeder Mensch möchte in seiner Leistung bestätigt werden und nimmt fehlendes Feedback schnell als stumme Kritik auf. Was so einfach klingt, wird oftmals bei all dem Stress und Termindruck am Arbeitsplatz vergessen. Daher nutzen gerade am Jahresende viele Unternehmen die Gelegenheit, um sich bei den Mitarbeitern mit einem Präsent für den Einsatz und ihre Leistungen zu bedanken.

Die Auswahl des passenden Geschenks ist schon im privaten Umfeld nicht einfach. Wie oft von Familie, Freunden und Bekannten danebengegriffen wird, zeigt die Umtauschwelle, die regelmäßig nach Weihnachten einsetzt. Noch schwieriger ist es für Unternehmen, ein passendes Präsent für die Mitarbeiter zu finden. Zudem herrscht oft Unklarheit darüber, ob und wie Geschenke an die Belegschaft zu versteuern sind.

Kleinere Betriebe haben einen Vorteil: Hier besteht ein engerer Kontakt zu den Angestellten und Kollegen. Man kennt sich und tauscht sich im Geschäftsalltag auch über persönliche Dinge aus. Die direkten Vorgesetzten können am besten einschätzen, über was sich ein Mitarbeiter freuen könnte. Möglicherweise sind bei Gesprächen am Arbeitsplatz Hinweise auf einen besonderen Wunsch durchgedrungen. Auch die Lebenslage eines Kollegen kann zu besonders sinnvollen Geschenken führen. So wird sich ein Mitarbeiter, der gerade umgezogen ist, über einen praktischen Einrichtungsgegenstand freuen. Für eine junge Mutter bieten sich diverse Babyartikel an.

In großen Firmen gestaltet sich die Geschenkauswahl schwieriger. Ein Unternehmen mit hunderten von Mitarbeitern zieht es schon aus Gründen der Gleichbehandlung vor, allen Kollegen einer Betriebseinheit das gleiche Geschenk zukommen zu lassen. Mitarbeiter besitzen ein ausgeprägtes Gerechtigkeitsgefühl. Erhält ein Kollege ein scheinbar wertigeres Geschenk, kann dies in einem Team zu Spannungen führen. Identische Geschenke, die weder von Jahren der Betriebszugehörigkeit, dem Geschlecht oder dem Alter eines Mitarbeiters abhängig gemacht werden, lassen solche Konflikte gar nicht erst aufkommen.

Bei der Auswahl des Präsents ist auf breitestmögliche Akzeptanz zu achten. Dies lässt sich mit Geschenken erreichen, die nicht zu ausgefallen sind und einen hohen Alltagswert besitzen. Nützliche Dinge werden immer als Bereicherung empfunden. Idealerweise sollte man den Gegenstand allerdings auch mehrfach besitzen können, ohne dass dies den Gebrauchswert schmälert. So lassen sich Enttäuschungen bei Mitarbeitern vermeiden, die einen solchen Artikel bereits besitzen.

Kollegen, die am Tag der Verteilung der Geschenke nicht anwesend sind, ist das Geschenk zurückzulegen und nachzureichen. Es empfiehlt sich, über die Ausgabe der Präsente eine Liste zu führen und die Entgegennahme zu protokollieren. Vorsichtshalber sollte auch kein Mitarbeiter ein Geschenk für jemand anders entgegennehmen, da die Weitergabe von den Vorgesetzten kaum nachgehalten werden kann und so Missverständnisse vermieden werden.

Die penible Ausführung der Verteilung mag manchem übertrieben erscheinen. Tatsächlich wird das Beschenken von Mitarbeitern oft als kleine Aufmerksamkeit von nachrangiger Bedeutung verstanden und kann in nachlässiger Ausführung resultieren. Diesen Fehler sollte keine Unternehmensleitung begehen. Im schlimmsten Fall kann ein versehentlich unterschlagenes Geschenk für einen ohnehin bereits verstimmten Kollegen der entscheidende Auslöser sein, der ihn zur Kündigung veranlasst.

Aber auch die steuerliche Einordnung von Mitarbeiter-Geschenken bereitet Unternehmen Kopfzerbrechen. Dabei ist die Regelung hier einfach:

Achtung vor dem Steuer-Grinch

Geschenke für Mitarbeiter sind bis zu einer Höhe von 40 Euro (brutto) steuerfrei. Übersteigt der Wert des Geschenks diesen Betrag auch nur um einen Cent, ist der komplette Betrag zu versteuern. Diese Freigrenze gilt auch für Gutscheine, jedoch nicht für Geldgeschenke. Geldgeschenke werden wie Arbeitslohn eingeordnet und sind unabhängig vom Betrag voll zu versteuern. Ab dem Jahr 2015 wird die Freigrenze für Mitarbeiter-Geschenke auf 60 Euro angehoben.

Persönliche Geschenke an Mitarbeiter dürfen nur einmal im Monat erfolgen und es muss für den Fiskus der Grund der Geschenkausgabe vermerkt werden. Daneben sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat immer steuerfrei

Das Ausgeben von Gutscheinen ist ein anderer Weg, die Tücken zu umgehen, die mit der passenden Auswahl eines Geschenks verbunden sind. Die emotionale Wirkung ist hier zwar geringer als bei einem Geschenk, das man auspacken und in die Hände nehmen kann. Ein individuell einlösbarer Gutschein hat jedoch den Vorteil, dass jeder Beschenkte sich für einen Artikel entscheiden kann, der seinen persönlichen Vorlieben am nächsten kommt.

Vorsicht, Steuerfalle: Für Gutscheine gilt die gleiche Freigrenze von 40 Euro wie für persönliche Geschenke, allerdings darf auf den Gutscheinen kein Betrag vermerkt sein. Ansonsten wird der Gutschein wie ein Geldgeschenk eingeordnet und ist unabhängig von der Höhe voll zu versteuern. Der Gutschein muss also einen Sachbezug aufweisen. So hat der Grinch keine Chance, die Weihnachtsstimmung zu verderben.

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